Zarządca nieruchomości wspólnej może przetwarzać dane członków wspólnoty tylko jako podmiot, któremu, w myśl art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych, przetwarzanie danych powierzono. Zarządca nieruchomości wspólnej wykonuje swoje obowiązki w interesie i na rzecz wspólnoty mieszkaniowej, a jego działania służyć powinny m.in. wykonaniu uchwał wspólnoty.
Uzasadnienie
Zagadnienie
zakresu kompetencji zarządcy nieruchomości rozstrzygają przepisy ustawy
z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami, ustawy
z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali oraz postanowienia umowy
o zarządzanie nieruchomością wspólną.
W myśl art. 185 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami,
zarządca nieruchomości działa na podstawie umowy o zarządzanie
nieruchomością zawartej z jej właścicielem, wspólnotą mieszkaniową albo
inną jednostką organizacyjną, której przysługuje prawo do nieruchomości, ze
skutkiem prawnym bezpośrednio dla tej osoby lub jednostki organizacyjnej. Ust.
3 tego przepisu stanowi, że zakres uprawnień i obowiązków zarządcy
wynika z przepisów ustawy, z przepisów odrębnych ustaw oraz
z umowy o zarządzanie nieruchomością.
Sposób zarządu nieruchomością wspólną pozostawiony zatem został decyzji samych
członków wspólnoty mieszkaniowej i powinien być przez nich określony
w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali, albo w umowie
zawartej później w formie aktu notarialnego.
Podobnie, ustawa o własności lokali w art. 18 ust. 1 stanowi, iż
właściciele lokali mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności
lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego
określić sposób zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności
mogą powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej. Z jej art. 29 ust.
1b wynika natomiast, że zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością
wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, jest
obowiązany sporządzić protokół przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji
technicznej (budowlanej, powykonawczej i książki obiektu budowlanego) w imieniu
wspólnoty mieszkaniowej, przechowywać dokumentację techniczną budynku oraz
prowadzić i aktualizować spis właścicieli lokali i przypadających im
udziałów w nieruchomości wspólnej.
Zarządca nieruchomości jest więc podmiotem, który działa w imieniu
i na rzecz wspólnoty mieszkaniowej. Zakres jego praw i obowiązków
określają przepisy prawa i postanowienia umowy o zarządzanie
nieruchomością wspólną. Jego działania na rzecz wspólnoty są tak długo zgodne
z prawem, jak długo znajdują umocowanie w łączącej strony
– wspólnotę i zarządcę – umowie. Z chwilą powołania nowego
zarządu i rozwiązania dotychczasowej umowy o zarządzanie
nieruchomością, zarządca nieruchomości powinien przekazać dokumenty związane ze
sprawowaniem zarządu swojemu następcy. Powoływanie się w takim przypadku
na ustawę o ochronie danych osobowych, jako podstawę odmowy ich wydania
nowemu zarządcy byłoby bezzasadne.
Ewentualnych roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania
umowy przez zarządcę wspólnota mieszkaniowa może dochodzić na drodze sądowej na
zasadach ogólnych, wynikających z Kodeksu cywilnego, w trybie
określonym w Kodeksie postępowania cywilnego.
Jeśli sposobu zarządu nie określono w umowie, o której mowa
w art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali obowiązują zasady
określone w rozdziale 4 tej ustawy. Art. 29 1b ustawy
o własności lokali obliguje zarządcę o prowadzenia
i aktualizowania spisu właścicieli lokali i przypadających im
udziałów w nieruchomości wspólnej. Zarządca nieruchomości wspólnej jest zatem
nie tylko upoważniony, ale i zobowiązany do gromadzenia danych osobowych
dotyczących właścicieli lokali w granicach określonych w tym
przepisie. Przetwarzanie przez zarządcę nieruchomości wspólnej danych osobowych
członków wspólnoty nie jest w takiej sytuacji uzależnione od wyrażenia
przez nich zgody na przetwarzanie danych.
Jednocześnie, administratorem danych osobowych (podmiotem, który decyduje
o celach i środkach przetwarzania danych osobowych wykorzystywanych
przez wspólnotę mieszkaniową) jest ta wspólnota.
