Nie, gdyż żaden przepis prawa, na podstawie których działają wspólnoty mieszkaniowe, nie daje podstawy do przechowywania takich dokumentów.
Uzasadnienie
Wspólnoty mieszkaniowe są tworzone na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, a w zakresie w niej nieuregulowanym przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. Z przepisów Księgi Drugiej Tytułu I Działu IV Kodeksu wynika, że współwłaściciele dla prawidłowego zarządzania współwłasnością muszą znać dane osobowe pozostałych współwłaścicieli. Zgodnie bowiem z jego art. 200 każdy ze współwłaścicieli jest obowiązany do współdziałania w zarządzie rzeczą wspólną.
Wspólnotę mieszkaniową tworzy ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład „określonej nieruchomości”, co oznacza, że wspólnotę mogą tworzyć tylko ci właściciele, których lokale były przed wyodrębnieniem częściami składowymi oznaczonej nieruchomości gruntowej. Wspólnoty mieszkaniowe powstają z mocy prawa z chwilą, gdy zostają spełnione ustawowe przesłanki, tzn. gdy co do określonej nieruchomości pojawią się co najmniej dwie osoby, których prawa do lokali reguluje ustawa o własności lokali. Jako najmniejszą należy wymienić wspólnotę, jaką tworzą w dwulokalowym budynku dwaj właściciele lokali oraz wspólnotę, jaką stanowią – w razie wyodrębnienia w większym domu pierwszego lokalu – właściciel tego lokalu oraz dotychczasowy właściciel nieruchomości. Inaczej mówiąc, do wspólnoty mieszkaniowej nie można się zapisać czy przystąpić; nie można też z niej wystąpić.
Aby prawidłowo wykonywać swoje obowiązki związane z zarządem nieruchomością wspólną zarząd wspólnoty (lub ustanowiony zarządca) musi mieć dostęp do dokumentów wspólnoty, czyli dokumentów wszystkich lokali wchodzących w jej skład. Zgodnie z art. 29 ust 1e ustawy o własności lokali zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono, może żądać od właścicieli lokali okazania dokumentów potwierdzających prawo własności lokali. Okazanie dokumentów nie jest tożsame z doręczeniem ich kserokopii, jak również brak jest w powołanym przepisie wyraźnego wskazania, że dokumentem potwierdzającym przedmiotowe prawo jest akt notarialny. Ponadto, przechowywanie przez wspólnotę mieszkaniową aktów notarialnych, w których zawarte są dane osobowe, mogłoby naruszać zasadę adekwatności przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Oznacza ona, że należy przetwarzać (gromadzić i wykorzystywać) dane osobowe tylko w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla osiągnięcia zamierzonego celu. Tak stwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 1 grudnia 2005 r. (sygn. akt II SA/Wa 917/2005). Trudności interpretacyjne co do zakresu przetwarzanych danych nie powinny mieć miejsca, gdy przewidują to wprost przepisy prawa, gdyż w takich sytuacjach to przepisy prawa określające odpowiedni zakres danych osobowych, będą miały zastosowanie. O ile jednak brak jest takich unormowań, to zastosowanie powinna znaleźć wyżej wskazana zasada adekwatności zakresu danych do celu ich przetwarzania.
W związku z powyższym, nie można uznać, iż wspólnota mieszkaniowa ma prawo do gromadzenia i przechowywania aktów notarialnych poszczególnych lokali, w których zawarte są dane osobowe ich właścicieli.
